Jednou z najväčších výziev, ktorým podniky čelia, pokiaľ ide o bezpečnosť údajov, je to, že sa veci vždy menia. Zakaždým, keď do svojej organizácie zavediete nový IT systém alebo technológiu, musíte prísť na to, ako ich použiť, a zistiť, ako ochrániť všetky údaje, ktoré sú s nimi spojené. Zdanlivo jednoduché veci, ako je výber služby zničenia pevného disku alebo výmena starého zariadenia, sa môžu zdať skľučujúce, keď sa stane niečo také dôležité, ako je bezpečnosť údajov.
Táto hromada starých notebookov sa likviduje, vrátane bezpečného zničenia pevného disku. Obchodní lídri si začínajú uvedomovať, že proces likvidácie údajov, ktorý používajú posledných niekoľko rokov, nemusí byť taký bezpečný, ako by mal byť.
Odpojenie zastaranej technológie a jej odovzdanie službe zničenia pevného disku nemusí nevyhnutne stačiť na úplnú ochranu citlivých údajov vašej organizácie. To je dôvod, prečo mnohé spoločnosti začali začleňovať procesy likvidácie IT majetku do svojich zásad likvidácie údajov.
Čo je to likvidácia IT majetku?
IT Asset Disposal alebo ITAD je proces vyraďovania a likvidácie elektronických zariadení a všetkého, čo uchováva údaje. Toto je termín, ktorý sa často používa v odvetviach náročných na údaje, ale každá firma sa môže riadiť osvedčenými postupmi ITAD. Myšlienkou je v zásade zaujať veľmi komplexný prístup k ochrane vašich údajov, keď sa zbavíte akéhokoľvek zariadenia, a to ešte predtým, ako ich odovzdáte službe na zničenie pevného disku. Zásady ITAD tiež vyžadujú čo najbezpečnejšiu a zodpovednú likvidáciu vyradených zariadení.
Možno si hovoríte: "Skartovali sme naše súbory a vybavenie a použili sme našu dôveryhodnú službu zničenia pevných diskov - nerobíme ITAD?"
Možno ste! Prípadne môžu mať vaše procesy zabezpečenia údajov nedostatky a prístup k zničeniu údajov riadený ITAD tieto medzery preklenie.
Ako firma používa ITAD?
To, ako vaša organizácia zavedie ITAD do praxe, skutočne závisí od vášho odvetvia a potrieb. V skutočnosti existujú spoločnosti ITAD, ktoré sa špecializujú na pomoc spoločnostiam pri vyraďovaní a likvidácii IT zariadení. Takáto služba môže byť užitočná napríklad vtedy, ak chce podnik vyňať všetky servery vo svojom dátovom centre a nemá vlastných IT špecialistov na vymazanie všetkých údajov z týchto serverov.
Ďalšou situáciou, v ktorej môžu služby ITAD pomôcť, je prípad, keď podnik uzatvorí zmluvu so zákazníkom, ktorá stanovuje, že údaje o zákazníkovi nesmú z akéhokoľvek dôvodu opustiť prevádzkové priestory. Alebo ak chce vaša firma charitatívne darovať svoje staré IT vybavenie inej organizácii, ale potrebuje si byť úplne istá, že jej dáta budú najskôr vymazané. V týchto prípadoch môže mať zmysel prizvať spoločnosť zaoberajúcu sa likvidáciou IT majetku, ktorá dokáže vymazať a vyradiť z prevádzky všetko vybavenie na mieste predtým, ako ho odvezie na likvidáciu.
Väčšina firiem však môže spravovať svoje vlastné programy ITAD interne a spolupracovať s dôveryhodnou spoločnosťou na likvidáciu údajov na konečnej likvidácii. Cieľom je len uistiť sa, že pri riešení zastaranej elektroniky robíte tie najlepšie rozhodnutia na každom kroku.
Najlepšie postupy ITAD
Ak vaša organizácia už má zavedené prísne procesy zabezpečenia údajov, pravdepodobne už máte zavedené osvedčené postupy ITAD. Tieto tri cvičenia sú testy – mali by ste robiť všetky tri naraz.
Nezabudnite ísť do dôchodku. Aj keď máte renomovanú spoločnosť na likvidáciu údajov, ktorá riadi likvidáciu zastaraných elektronických zariadení vašej firmy, vždy existuje určité riziko, keď sa vzdáte kontroly nad zariadením spoločnosti, ktoré stále uchováva údaje. Ak vaše zásady likvidácie údajov ešte nevyžadujú vymazanie údajov predtým, ako zariadenie opustí vaše priestory, zmeňte to teraz.
S elektronickým odpadom nakladajte zodpovedne. Dobre spravovaný program ITAD zaisťuje, že všetky zastarané zariadenia vo vašom podniku budú po vyradení z prevádzky zodpovedne zlikvidované. Ak sú vaše pevné disky a iné zariadenia na ukladanie údajov skartované alebo inak zničené (namiesto darovania alebo predaja), potvrďte, že všetok obnoviteľný materiál bol obnovený službou likvidácie. Oboznámte sa so súčasnými zákonmi o elektronickom odpade a miestnymi zdrojmi elektronického odpadu, aby ste mohli bezpečne zlikvidovať všetky techniky, ktoré si vyžadujú špeciálne zaobchádzanie.
Všetko zdokumentujte. ITAD vytvorí písomné záznamy. Uchovajte si záznamy o všetkých sériových číslach alebo iných identifikačných údajoch o všetkých technológiách, ktorých sa chcete zbaviť. Sledujte spracovateľský reťazec a fyzické umiestnenie každej vyradenej položky, keď sa presúva z vašej firmy. Vyzdvihnite si potvrdenie o zničení od vašej služby na zničenie pevného disku, ktoré si uchováte vo svojich záznamoch.
Pomôžte svojej firme spravovať likvidáciu IT aktív najbezpečnejším a najefektívnejším spôsobom. sme Viac než len služby likvidácie pevných diskov – sme zdrojom, na ktorý sa môžete obrátiť s akýmikoľvek otázkami týkajúcimi sa ochrany údajov vašej spoločnosti. Kontaktujte ma ešte dnes!